Privacyverklaring Stichting Museum Zaken (Versie mei 2020)

Download als PDF

Wij zijn Stichting Museum Zaken (hierna: ‘Stichting Museum Zaken’, ‘wij’ en ‘ons’), een culturele stichting, ter bevordering van de onderlinge samenwerking van erfgoedinstellingen. Om deze doelstellingen te behalen, organiseren wij ontmoetingen tussen museale toezichthouders en directies op verschillende wijzen. De belangrijkste ontmoeting is het jaarlijks terugkerende congres.

Gegevens:
Naam:                          Stichting Museum Zaken
KvK:                             71413804
Postadres:                   Terweeweg 1
                                     2341 CL Oegstgeest
Mailadres:                    info@museumzaken.nu

Om onze activiteiten goed te kunnen ontplooien, verzamelen we persoonsgegevens. In dit document leggen we uit hoe we dit doen, in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Verwerkingen

Welke persoonsgegevens wij over u verwerken en voor welke (gerechtvaardigde) doeleinden, hangt af van de categorie betrokkenen waartoe u behoort, oftewel de wijze waarop u betrokken bent bij onze organisatie. Dit wordt nader uiteengezet in onderstaand overzicht.

Categorie betrokkenen

Persoonsgegevens

Verwerking

(Potentiële) deelnemers evenementen (zoals ons congres en de BeterBegripBorrels)

Naam, contactgegevens, functie, naam instelling, correspondentie

Deze persoonsgegevens verwerken wij om uw inschrijving te verwerken, uw deelname mogelijk te maken en om contact met u te onderhouden, zowel voorafgaand aan als na afloop van het evenement waaraan u deelneemt. Wij stellen bij onze evenementen ook deelnemerslijsten op die beschikbaar zijn voor andere deelnemers ter bevordering van onderling contact in lijn met de doelstellingen van onze stichting.

Waar nodig vragen wij hiervoor uw toestemming.

Beeldmateriaal zoals foto’s

Tijdens de evenementen worden foto’s gemaakt. Deze beelden worden mogelijk gepubliceerd via onze digitale kanalen, bijvoorbeeld onze website of sociale media. Wij doen dit op basis van ons gerechtvaardigd belang om de bekendheid van onze stichting te vergroten. Waar nodig vragen wij hiervoor uw toestemming.

(Potentiële) sprekers)

Naam, contactgegevens, functie, naam instelling, correspondentie

Deze persoonsgegevens verwerken wij om contact met u op te nemen en te onderhouden, zowel voorafgaand aan als na afloop van het evenement waaraan u deelneemt. Waar nodig vragen wij hiervoor uw toestemming.

Naam, functie, naam instelling, biografie, beeldmateriaal zoals foto’s

Deze persoonsgegevens kunnen wij zowel op onze digitale kanalen publiceren, zoals onze website en sociale media, als op brochures, posters, programmaboekjes e.d. Dit doen wij op basis van het gerechtvaardigd belang om de bekendheid van onze stichting en u als spreker, of de organisatie die u vertegenwoordigt, te vergroten. Voor zover het foto’s betreft kan het zowel gaan om foto’s die door u zijn aangeleverd als om foto’s die tijdens onze evenementen zijn genomen. Waar nodig vragen wij uw toestemming voor publicatie.

Financiële gegevens

De financiële informatie wordt verwerkt ter afhandeling van eventuele financiële afspraken.

 

Nieuwsbriefontvangers

Naam en e-mailadres

Wij versturen onze nieuwsbrief om u op de hoogte te houden van onze evenementen. U kunt zich te allen tijde uitschrijven voor deze nieuwsbrief.

 

 

Social media volgers

Likes, berichten die gedeeld worden, relevante hashtags, opmerkingen, uitnodigingen en  beeldmateriaal

Wij gebruiken verschillende social mediakanalen, zoals Facebook en LinkedIn. Wij zien opmerkingen en ‘likes’ die bij onze berichten worden geplaatst, net zoals hashtags die gerelateerd zijn aan onze stichting en de activiteiten. Het komt voor dat wij berichten waarin onze accounts zijn getagd of waarbij een relevante hashtag is gebruikt re-posten. Wij doen dit op basis van ons gerechtvaardigde belang om de bekendheid van Stichting Museum Zaken en onze activiteiten te vergroten.

Websitebezoekers

Informatie uit cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Bij bezoek aan de website verschijnt een cookiemelding waarbij u aan kunt geven met welke cookies u akkoord gaat. Zie verder cookies en web beacons  

Zakelijke relaties, zoals (vertegenwoordigers van) leveranciers, partnersonsoren, deelnemende instellingen & vrijwilligers

Naam, contactgegevens, functie, naam instelling, informatie van eigen website of uit het handelsregister, visitekaartjes, financiële informatie (zoals facturen), overeenkomsten en overige correspondentie

Deze gegevens verwerken wij om contact met u te onderhouden, om uitvoering te geven aan overeenkomsten die wij met u of uw bedrijf hebben en om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

Bij alle bovengenoemde categorieën geldt dat wij de persoonsgegevens ook kunnen verwerken in het kader van onze wettelijke verplichtingen, zoals op grond van (fiscale) wetgeving in het kader van het voeren van een administratie, wettelijke bewaartermijnen of privacywetgeving. Doorgaans ontvangen wij uw persoonsgegevens direct van u. Het kan echter voorkomen dat we uw persoonsgegevens op een andere manier ontvangen, bijvoorbeeld omdat ze verstrekt worden door onze contactpersoon bij de instelling die u vertegenwoordigt.

Verwerkingsgrondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als sprake is van één van de volgende rechtmatige verwerkingsgrondslagen:

  • de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst met u;
  • de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een van onze wettelijke verplichtingen;
  • de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van Stichting Museum Zaken of van een derde (zoals hierboven in de tabel gespecificeerd). Dit doen we alleen als uw privacybelangen niet zwaarder wegen. U kunt hier bezwaar tegen maken in verband met uw specifieke situatie; of
  • u heeft toestemming gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Cookies en web beacons

De website maakt gebruik van cookietechnologie. Deze zijn deels functioneel en noodzakelijk voor het goed functioneren van de website. Anderen zijn analytische en/of tracking cookies. Deze zijn niet noodzakelijk, maar helpen ons de website en onze communicatie te verbeteren. U kunt deze uitzetten. Bij (eerste) benadering van de website wordt u om toestemming voor het gebruik van cookies gevraagd. U kunt hier uw voorkeuren aangeven. Meer informatie staat in de cookieverklaring op de website.

Voor het versturen van onze nieuwsbrief maken we gebruik van Mailchimp. In dit programma wordt gebruik gemaakt van zogenaamde web beacons. Dit maakt het mogelijk voor ons om statistieken van de nieuwsbrief bij te houden.

Betalingen

Voor het verwerken van betalingen maken wij gebruik van Mollie. Mollie verwerkt uw persoonsgegevens als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke. Daarbij is de privacyverklaring van Mollie van toepassing, welke via deze link te vinden is: (https://www.mollie.com/nl/privacy).

 Uw rechten

U heeft het recht (onder de AVG) om uw persoonsgegevens in te zien, om ze te laten rectificeren, verwijderen of overdragen, het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens.

Als u toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens, heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

U kunt uw rechten uitoefenen door een daartoe strekkend verzoek te sturen naar info@museumzaken.nu of door een brief te sturen naar het hierboven genoemde postadres. Op grond van de AVG gelden er verschillende voorwaarden en uitzonderingen op bovenstaande rechten. Per geval zal beoordeeld worden of hier sprake van is. Wanneer u een verzoek tot uitoefening van uw rechten doet, zullen we uw identiteit verifiëren. Als u ons in dit verband een kopie van uw legitimatiebewijs toestuurt, maak dan gaarne gebruik van de KopieID app van de Rijksoverheid, zodat wij niet onnodig veel persoonsgegevens over u ontvangen.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen over de verwerking van uw persoonsgegevens door Stichting Museum Zaken bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Ontvangers van uw persoonsgegevens

In het kader van onze activiteiten schakelen wij verschillende dienstverleners in, zoals drukkerijen en adviseurs. Het kan voorkomen dat we persoonsgegevens met hen delen. Als zo’n partij een “verwerker” is in de zin van de AVG, dan komen wij een verwerkersovereenkomst overeen zodat uw privacy gewaarborgd is.

Internationale doorgifte

Wij geven uw persoonsgegevens in principe niet door aan ontvangers buiten de Europese Economische Ruimte (de EER), het gebied waarbinnen de AVG direct van toepassing is. Mocht er toch een situatie bestaan waarin dit gebeurt, dan doen wij dat alleen als voldaan wordt aan de AVG. Dit houdt in dat de doorgifte van uw persoonsgegevens aan landen buiten de EER wordt verricht wanneer:

  • er een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie bestaat, waaruit blijkt dat het betreffende land of gebied een passend beschermingsniveau biedt;
  • passende waarborgen voor de bescherming van uw persoonsgegevens zijn getroffen, bestaande uit:
    • bindende bedrijfsvoorschriften (binding corporate rules);
    • een overeenkomst (op basis van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardbepalingen); of
    • andere passende waarborgen op een wettelijke basis; of
  • er een andere rechtmatige uitzonderingsgrond is om uw persoonsgegevens te mogen doorgeven.

Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld. Voor zover er wettelijke bewaarverplichtingen gelden, houden wij daar rekening mee.

Wijziging van deze Privacyverklaring

Deze Privacyverklaring kan periodiek worden aangepast. De meest recente versie van staat op onze website gepubliceerd. Oudere versies blijven beschikbaar op aanvraag.